Maksatus

TIETOA HANKETUEN MAKSATUKSESTA

LOMAKKEET  JA OHJEET Rieska-Leaderista

Kirjanpito kuntoon

Hankkeen kaikki päätöspaperit, Leader-hallituksen päätös, TE-keskuksen hankepäätös ja maksatusohjeet tulisi toimittaa myös kirjanpitäjälle. Hyvissä ajoin, ennen kuin hankkeelle tulee kuluja, kannattaa sopia hankkeen kirjanpitäjän kanssa, että hankkeelle avataan oma kustannuspaikka kirjanpitoon.

Kustannuspaikalle kirjataan kaikki hankkeen kulut, kertynyt rahoitus ja mahdolliset tulot. Kirjanpito järjestetään siis siten, että hankkeeseen liittyvät menot ja tulot pysyvät erillään hakijan muusta toiminnasta. Hankkeen tilikartta kannattaa tehdä vastaamaan hankkeen kustannusarviota, jolloin on helppo seurata paljonko rahaa on kulunut ja paljonko sitä on vielä käyttämättä.

Samalla kannattaa käydä läpi, minkälaisia kuluja hankkeelle voidaan kirjata, mitä laskumerkintöjä pitää tehdä, kuinka hankepaperit arkistoidaan hankkeen loputtua sekä miten rahoitusta haetaan maksuun.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään hankepäätöksessä määritelty aika. Tämänhetkisissä päätöksissä säilytysaika kirjanpitoaineistolle ja tositteille on vuoden 2020 loppuun saakka.

 

Maksatuksen hakeminen

Perusperiaate on, että hakija maksaa kulut ensin itse ja kulut kirjataan hankkeen kirjanpitoon, jonka jälkeen haetaan maksatusta maksettujen laskujen perusteella jälkikäteen.

 

Maksujen hakukerrat

Ensimmäistä maksatusta haetaan vuoden kuluessa hankepäätöksen päivämäärästä. Viimeistä maksatusta eli loppumaksatusta haetaan 4 kk kuluessa hankkeen toteutusajan päättymisestä. Monivuotisissa hankkeissa haetaan maksatusta vähintään kerran vuodessa.

Kannattaa tarkistaa hankepäätöksestä, kuinka monta kertaa maksatusta voi enintään hakea ja laittaa muistiin tärkeät päivämäärät hakuajoista.

 

Ennakkorahoituksen hakeminen

Yleishyödyllisille hakijoille, kuten yhdistyksille voidaan maksaa tukea ennakkoon hankkeen käynnistämisen helpottamiseksi. Ennakkoa maksetaan kerran ja määrä on enintään 20 % myönnetyn tuen määrästä. Ennakkoa haetaan maksatushakemuslomakkeella hankepäätöksen saavuttua. Hakemukseen perustellaan ennakon tarve.


Maksuhakemus

Jokaisella hanketyypillä on oma maksuhakemuslomake.

  • Yleishyödyllinen kehittämishanke 2316A
  • Elinkeinojen kehittämishanke 2316B
  • Koulutus- ja tiedonvälityshanke 2316C
  • Yleishyödyllinen investointihanke 2316D

Lomakkeita saa lomakepalvelusta osoitteesta:

http://lomake.mmm.fi

tai Leader-toimistojen nettisivuilta.

Maksuhakemus liitteineen toimitetaan Leader-toimistoon, joka tekee maksatuksesta lausunnon ja toimittaa sen TE-keskukseen maksettavaksi.

Maksatusta haetaan yhdellä hakemuksella, mutta tuki maksetaan hakijan tilille kahdessa osassa; Leader-tuen (EU 45 %, Valtio 35 %, kunta 20 %) määrästä EU + Valtion-osuudet maksetaan TE-keskuksen kautta, kuntaosuus Leader-toimiston kautta.

 

Maksuhakemuksen liitteet


Laskut

  • Kopiot laskuista, liitä myös lähetyslistat ja muut laskuun kuuluvat liitteet
  • Tositteen tulee olla osoitettu tuensaajalle ja hankkeelle
  • Tulee olla tuensaajan maksamia
  • Tositenumerointi näkyviin
  • Jokaiseen alkuperäiseen laskuun merkitään hankenumero (TE-keskuksen hankepäätöksestä)
  • Kirjoita tositteeseen kuinka kustannus liittyy hankkeeseen
  • Erittely aina, jos laskulla on muita kuin hankkeelle kuuluvia kuluja.
  • Jos kustannus ei kohdistu pelkästään ko. hankkeelle, esitetään muu kuin laskennalliseen jakoon perustuva selvitys kustannusten jakautumisesta.
  • Mieluummin liikaa tekstiä kuin liian vähän!

Tulotositteet

Tulojen osalta liitetään maksatushakemukseen jäljennökset tulo- ja maksutositteista. Maksutosite = tiliote.

 

Hankkeen rahoitus

  • Jäljennökset kirjanpitoon merkityistä tositteista ja jäljennös tiliotteista.
  • Jos yksityinen rahoitus kerätään osallistumismaksuilla liitä mukaan selvitys tulojen määräytymisperusteista.

 

Pää- ja päiväkirja maksuhakemuksen ajanjaksolta. Kirjanpitäjä varmentaa kirjanpidon oikeellisuuden allekirjoituksellaan.

 

Tiliote tai esim. nettipankista tulostettu maksutosite, käteiskuitti. (rahan lähde pystyttävä osoittamaan kirjanpitokirjauksella, tiliotteella tms. tavalla)

 

Tilintarkastuskertomus monivuotisissa hankkeissa vuosittain, alle 18 kk:n hankkeissa loppumaksatuksen yhteydessä, mikäli hakijataho suorittaa muutenkin tilintarkastuksen.

 

Hankkeen seurantatietolomake:

  • useampivuotisissa hankkeissa toteumatiedot ilmoitetaan indikaattorilomakkeella kerran vuodessa (tilanne 31.12.)
  • alle vuoden kestävissä hankkeissa toteuma ilmoitetaan hankkeen päättyessä, loppumaksun yhteydessä.
  • Hankkeen edistymistä kuvaava raportti, jossa kuvataan maksatusajanjakson toimenpiteitä, resursseja, kustannuksia ja rahoitusta suhteessa hankesuunnitelmaan.

 

Palkkakustannukset

  • Jäljennös työsopimuksesta, jossa palkan suuruus ja määräytymisperusteet
  • Tuntikirjanpito (esim. lomakkeelle 2326L)
  • Yli vuodeksi palkatun henkilön työnhakuilmoitus, jos ei kyseessä hakijan vakinainen viranhaltija tai työntekijä
  • Lakisääteisten sivukulujen osalta on esitettävä dokumentit, kuinka ne on laskettu.
  • Selvitys maksamisesta, eli verotilityksistä ja muista sosiaalikuluista kopiot.
  • Selvitys lomarahojen määräytymisperusteista ja maksamisesta.

Palkkiot

Sopimus, jonka perustella palkkio maksetaan ja palkkiotosite

 

Matkakulut

  • Hyväksytty matkalasku, jossa selvitys matkan liittymisestä hankkeen tavoitteiden toteuttamiseen.
  • Ulkomaanmatkasta esitettävä etukäteen matkaohjelma ja jälkikäteen matkaraportti.

 

Julkaisut ja tiedotteet

Liitteeksi lehtimainos, esite, vähintään kotisivun osalta tuloste WWW-sivuista, kopio julkaisusta, audiovisuaalisesta aineistosta tai muusta tuotteesta, jota on tuettu.

 

Kokouskulut

Kokouspalkkioiden ja muiden kokouskulujen määräytymisperusteet ja jäljennös hyväksytystä pöytäkirjasta osallistujaluetteloineen.

 

Koulutusta / tapahtumia koskevat kulut:

  • Jäljennös koulutustilaisuuden osanottajaluettelosta koulutuksittain (osanottajan nimi, organisaatio tai kotikunta ja allekirjoitus)
  • Jäljennös koulutustilaisuuden ohjelmasta

 

Talkootyö

Henkilötyön hinta 10 € / h ja konetyöhön lisäksi 20 € / h

Talkootyölomakkeelle työn sisältö, ajankohta, työntekijä ja hänen syntymävuotensa. Allekirjoitukset työntekijältä ja hankkeen toteuttajalta.

Rakentamiseen liittyen kopiot katselmusten pöytäkirjoista, rakennuksen valmiusaste 100 % hankkeen päättyessä.

 

Hintavertailut/Kilpailutus

 

Hankinnan euromäärä vaikuttaa siihen millä tavalla hintataso selvitetään, jos:

l      Hankinta alle 500 € - kilpailutusta ei tarvita

l      Hankinta 500 € - 3000 € - selvitetään paikallinen hintataso esim. puhelimitse, sähköpostilla tai www-sivujen kautta.

l      Hankinta 3 000 € - 15 000 € - kilpailutetaan pyytämällä kirjalliset tarjoukset vähintään kolmelta tavarantoimittajalta, valinnat perustellaan.

l      Hankinta yli 15 000 € - ilmoitetaan HILMAssa, www.hankintailmoitukset.fi, maksatuksen liitteeksi tarjouksien vertailu ja hankintapäätös.

 

 

Kustannusten laskentaperusteet selkeästi näkyviin, esim. kuukausipalkan taso, matkakustannusten erittely jne.

 

Yleiskulujen (hakijaorganisaation sisäisten kustannusten) tulee perustua hankkeesta johtuviin ylimääräisiin ja todellisiin kustannuksiin. Maksatuksen mukaan liitetään selvitys yleiskulujen jakoperusteista.

 

Riikka-Maria Talus

Maksatusvalmistelija

riikka-maria.talus@keskipisteleader.fi

tel: +358 50 537 9157

fax: +358 8 443 106

Keskipiste-Leader ry

Pajatie 5

85500 Nivala

 

Rieska-Leader ry

Vierimaantie 5

84100 Ylivieska